datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website und dem Event „dust & distance“ ist:
mylk+honey dream engineers GmbH
Weg zur Zeller Waldspitze 16
97082 Würzburg
Deutschland
Vertreten durch: Frank Jablonski
E-Mail: hallo@dustanddistance.cc
Weitere Angaben findest du im Impressum.
2. Allgemeine Hinweise
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website, die Kommunikation mit Interessenten, die Anmeldung und Durchführung des Events „dust & distance“, den Newsletterversand, die Zahlungsabwicklung sowie die Sicherheit und Organisation des Events erforderlich ist.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zahlungsdaten, Anmeldedaten, Notfallkontakte oder Trackingdaten während des Events.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:
* Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, zum Beispiel bei Anmeldung, Ticketkauf, Teilnehmerverwaltung und Eventdurchführung.
* Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit du uns eine Einwilligung erteilst, zum Beispiel für den Newsletter oder bestimmte freiwillige Angaben.
* Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir rechtlich verpflichtet sind, Daten zu verarbeiten oder aufzubewahren, zum Beispiel steuer- und handelsrechtliche Pflichten.
* Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir ein berechtigtes Interesse haben, zum Beispiel an sicherem Websitebetrieb, Kommunikation, Missbrauchsvermeidung, Eventorganisation, Nachweisführung und Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit dem Event.
* Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten ausnahmsweise auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet werden. Wir bemühen uns, solche Daten möglichst nicht oder nur sehr sparsam zu erheben.
4. Websitebetrieb über Squarespace
Unsere Website wird über Squarespace betrieben.
Beim Besuch der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, um die Website auszuliefern, stabil und sicher zu betreiben und Missbrauch zu verhindern. Dazu können insbesondere gehören:
* IP-Adresse
* Datum und Uhrzeit des Zugriffs
* aufgerufene Seiten
* Browsertyp und Browserversion
* Betriebssystem
* Referrer-URL
* Geräteinformationen
* technische Logdaten
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und nutzerfreundlichen Betrieb der Website.
Squarespace kann Cookies und ähnliche Technologien einsetzen, die für den Betrieb der Website technisch erforderlich sind. Soweit darüber hinaus optionale Analyse-, Marketing- oder Komfortfunktionen aktiviert werden, erfolgt dies nur nach Maßgabe der jeweils geltenden Einwilligungsanforderungen.
Squarespace ist ein Anbieter mit Sitz in den USA. Bei einer Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer stützt Squarespace die Verarbeitung nach eigenen Angaben unter anderem auf geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.
5. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular
Wenn du uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Daten zur Bearbeitung deiner Anfrage.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
* Name
* E-Mail-Adresse
* Telefonnummer, falls angegeben
* Inhalt deiner Nachricht
* Zeitpunkt der Anfrage
* technische Metadaten der Übermittlung
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage mit einer Anmeldung, einem Ticketkauf oder einer sonstigen vertraglichen Beziehung zusammenhängt. In allen anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen.
Anfragen werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer längeren Speicherung bestehen.
6. Newsletter und Updates über Brevo
Für Newsletter, Event-Updates und E-Mail-Kommunikation nutzen wir Brevo.
Wenn du dich für unseren Newsletter oder Event-Updates anmeldest, verarbeiten wir insbesondere:
* E-Mail-Adresse
* Name, falls angegeben
* Telefonnummer, falls angegeben
* Interessen oder Auswahlfelder, falls angegeben
* Zeitpunkt der Anmeldung
* IP-Adresse bei Anmeldung und Bestätigung
* Nachweis der Einwilligung
* Öffnungs- und Klickdaten, soweit diese Funktion genutzt wird
Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich über ein Double-Opt-in-Verfahren. Du erhältst also zunächst eine Bestätigungs-E-Mail und wirst erst nach Bestätigung in den Verteiler aufgenommen.
Rechtsgrundlage für den Newsletterversand ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail.
Brevo verarbeitet Daten in unserem Auftrag. Mit Brevo besteht bzw. wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
7. Ticketing und Teilnehmerverwaltung über Atleta
Für Anmeldung, Ticketing und Teilnehmerverwaltung nutzen wir Atleta.
Wenn du dich für dust & distance anmeldest oder ein Ticket kaufst, werden die für Anmeldung, Ticketkauf und Eventdurchführung erforderlichen Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:
* Vor- und Nachname
* E-Mail-Adresse
* Telefonnummer
* Anschrift oder Rechnungsdaten, soweit erforderlich
* Geburtsdatum oder Altersbestätigung
* Land
* gewählte Strecke oder Kategorie
* Solo-/Pair-Informationen
* Team- oder Pair-Daten, falls relevant
* Konfektionsgröße, falls für Merch oder Teilnehmermaterial abgefragt
* Notfallkontakt
* Bestätigungen zu Regeln, Teilnahmebedingungen, Gesundheit, Versicherung und Pflichtausrüstung
* Zahlungs- und Ticketstatus
* Startnummer oder Teilnehmer-ID
* Kommunikationsstatus und Systemdaten
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Anmeldung, Verwaltung des Startplatzes, Kommunikation mit Teilnehmenden, Organisation des Events, Prüfung von Teilnahmevoraussetzungen und Abwicklung von Umbuchungen, Weiterverkauf oder Rückfragen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit wir Daten zur Sicherheit, Nachweisführung oder Organisation des Events verarbeiten, kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein.
Atleta verarbeitet personenbezogene Daten nach eigener Darstellung zur Unterstützung des Veranstalters und zur Bereitstellung von Tickets und Upgrades. Atleta kann Dienstleister einsetzen, etwa für den Versand von E-Mails. Nach eigenen Angaben werden dabei keine Dienstleister außerhalb der Europäischen Union eingesetzt und mit Dienstleistern werden Datenverarbeitungsvereinbarungen abgeschlossen.
8. Zahlungsabwicklung über Mollie
Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Mollie.
Wenn du ein Ticket oder andere Leistungen bezahlst, werden Zahlungsdaten verarbeitet. Dazu können je nach Zahlungsart insbesondere gehören:
* Name
* E-Mail-Adresse
* Rechnungs- oder Zahlungsinformationen
* Bankverbindung oder Kreditkartendaten, soweit für die Zahlungsart erforderlich
* Transaktionsdaten
* IP-Adresse
* Geräte- und Browserinformationen
* Zahlungsstatus
* Informationen zur gekauften Leistung
Die Verarbeitung erfolgt zur Zahlungsabwicklung und zur Durchführung des Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO einschlägig.
Mollie verarbeitet Zahlungsdaten nach eigener Darstellung bei Zahlungstransaktionen als eigenständig Verantwortlicher. Für bestimmte Produkte kann Mollie abweichend als Auftragsverarbeiter tätig werden. Für die Zahlungsabwicklung gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Mollie.
9. WhatsApp-Kommunikation und WhatsApp-Channel
Wir bieten die Möglichkeit, uns über WhatsApp zu kontaktieren und unserem WhatsApp-Channel zu folgen.
Wenn du uns über WhatsApp kontaktierst, verarbeiten wir insbesondere:
* Telefonnummer
* Profilname
* Profilbild, falls sichtbar
* Nachrichteninhalte
* gesendete Medien, falls du diese übermittelst
* Zeitpunkte der Kommunikation
* Kommunikationsverlauf
* ggf. Angaben zu deiner Anmeldung oder Anfrage
Wir nutzen WhatsApp für allgemeine Anfragen, Eventkommunikation, Rückfragen zu Teilnahme, Registrierung, Partnerschaften oder Presse sowie für öffentliche Updates über den WhatsApp-Channel.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation mit einer Anmeldung oder einem Vertragsverhältnis zusammenhängt. In anderen Fällen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen und nutzerfreundlichen Kommunikation. Soweit du den WhatsApp-Channel abonnierst oder uns freiwillig per WhatsApp kontaktierst, erfolgt dies auf deine eigene Initiative.
WhatsApp ist ein Dienst der Meta-Unternehmensgruppe. Bei Nutzung von WhatsApp werden auch Daten durch WhatsApp bzw. Meta verarbeitet, insbesondere Kommunikationsmetadaten. Nachrichteninhalte sind nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende-verschlüsselt; Metadaten und bestimmte Nutzungsinformationen können dennoch verarbeitet werden.
Bitte nutze WhatsApp nicht für besonders sensible Informationen, insbesondere nicht für Gesundheitsdaten, Ausweisdokumente, Zahlungsdaten oder vertrauliche Notfälle. Für verbindliche rechtliche Erklärungen, Datenschutzanfragen oder sensible Anliegen nutze bitte E-Mail.
Wir speichern WhatsApp-Kommunikation nur so lange, wie sie für die Bearbeitung der Anfrage, die Eventorganisation oder Nachweiszwecke erforderlich ist, und löschen sie anschließend, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
10. Live-Tracking und Follow My Challenge
Für das Event planen wir den Einsatz von GPS-Tracking über Follow My Challenge oder einen vergleichbaren Trackinganbieter.
Während des Events müssen Teilnehmende einen GPS-Tracker mitführen. Der Tracker übermittelt Standortdaten an die Trackingplattform. Diese Daten können zur Organisation, Sicherheit, Nachverfolgung des Eventverlaufs, Zeitnahme, Routenkontrolle und öffentlichen Darstellung des Challenge-Fortschritts verarbeitet werden.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
* Name oder Teilnehmername
* Startnummer oder Teilnehmer-ID
* gewählte Strecke
* GPS-Standortdaten
* Zeitstempel
* Bewegungsverlauf
* Statusinformationen wie aktiv, pausiert, finished, scratched oder tracker offline
* ggf. Pair- oder Teamzuordnung
* technische Gerätedaten des Trackers
Je nach Darstellung auf der öffentlichen Livekarte können Standortdaten, Startnummern, Namen oder Pseudonyme für andere Teilnehmende, Zuschauer, Dotwatcher und die Öffentlichkeit sichtbar sein. Die konkrete Darstellung wird vor dem Event kommuniziert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Tracking Bestandteil der Teilnahmebedingungen und der Durchführung des Events ist. Zusätzlich stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in der sicheren Organisation des Events, der Nachvollziehbarkeit des Eventverlaufs, der Routenkontrolle, der Zeitnahme, der Transparenz gegenüber Teilnehmenden und der charakteristischen Dotwatching-Komponente eines Ultra-Cycling-Events.
Soweit für bestimmte Formen der öffentlichen Darstellung eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese gesondert ein.
Die Trackingdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Eventdurchführung, Auswertung, Nachweis, Sicherheit und Kommunikation erforderlich sind. Öffentliche Trackingkarten oder Ergebnisdarstellungen können nach dem Event zeitlich begrenzt weiter sichtbar sein, soweit dies für Dokumentation, Ergebnislisten oder Eventkommunikation erforderlich ist.
Follow My Challenge verarbeitet nach eigener Darstellung unter anderem personenbezogene Identifikationsdaten, Website-Nutzungsdaten und Event-Tracking-Informationen einschließlich GPS-Standortdaten, soweit anwendbar.
11. Ergebnislisten, Finisher-Kommunikation und öffentliche Eventdarstellung
Im Zusammenhang mit dust & distance können Ergebnislisten, Finisherlisten, Startnummern, Zeiten, Statusinformationen und ggf. Kategorien veröffentlicht werden.
Dabei können insbesondere erscheinen:
* Name oder gewählter Anzeigename
* Startnummer
* Strecke
* Pair-/Teamzuordnung
* Finishzeit oder Status
* ggf. besondere Auszeichnungen oder Erwähnungen, zum Beispiel fastest woman, fastest man oder fastest pair
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies Bestandteil der Eventdurchführung und Teilnahmebedingungen ist. Zusätzlich erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sportlichen Dokumentation, Transparenz und Kommunikation des Events.
12. Fotos, Videos und Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen des Events können Fotos und Videos entstehen. Diese können zur Dokumentation, Pressearbeit, Nachberichterstattung und Bewerbung von Dust & Distance verwendet werden.
Dabei können Teilnehmende, Crew, Partner, Zuschauer oder Gäste abgebildet sein. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit für das Event.
Für hervorgehobene Einzelporträts, Interviews oder werbliche Nutzungen, bei denen eine Person besonders im Mittelpunkt steht, holen wir soweit erforderlich eine gesonderte Einwilligung ein.
Wenn du nicht fotografiert oder gefilmt werden möchtest, teile uns dies bitte vor Ort oder vorab mit. Wir werden dies im Rahmen des organisatorisch Möglichen berücksichtigen.
13. Pflichtangaben, freiwillige Angaben und Gesundheitsdaten
Bestimmte Angaben sind für die Anmeldung und Teilnahme erforderlich. Ohne diese Angaben kann eine Teilnahme unter Umständen nicht möglich sein. Dazu gehören insbesondere Kontaktdaten, Ticketdaten, Notfallkontakt, Pflichtbestätigungen und ggf. Angaben zur gewählten Strecke.
Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet.
Wir erheben grundsätzlich keine ärztlichen Atteste oder detaillierten Gesundheitsdaten, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich wird. Bestätigungen zur gesundheitlichen Eignung, Versicherung oder Pflichtausrüstung werden in der Regel als Checkboxen erhoben. Bitte übermittle uns keine medizinischen Unterlagen, Diagnosen oder sonstigen sensiblen Gesundheitsdaten, sofern wir dich nicht ausdrücklich dazu auffordern.
14. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten können an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:
* Hosting- und Websiteanbieter
* E-Mail- und Newsletterdienstleister
* Ticketing- und Teilnehmerverwaltungsdienstleister
* Zahlungsdienstleister
* Trackinganbieter
* Kommunikationsdienste
* IT- und Supportdienstleister
* Steuerberatung, Rechtsberatung und Buchhaltung
* Behörden, soweit gesetzlich erforderlich
* Event-Crew, soweit für Organisation, Check-in, Sicherheit, Tracking, Kommunikation oder Nachbereitung erforderlich
* Partner nur dann, wenn dies für eine konkrete Leistung erforderlich ist oder du eingewilligt hast
Eine Weitergabe zu Werbezwecken Dritter erfolgt nicht ohne deine Einwilligung.
15. Drittlandübermittlungen
Einige eingesetzte Dienste können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder dorthin übermitteln, insbesondere in die USA.
Soweit eine solche Übermittlung stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, des EU-U.S. Data Privacy Frameworks, von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder anderer geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO.
16. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Grundsätzlich gelten folgende Orientierungswerte:
* Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung und anschließend für eine angemessene Nachweisfrist
* Newsletterdaten: bis zum Widerruf der Einwilligung oder zur Abmeldung
* Ticket- und Teilnehmerdaten: für die Dauer der Eventorganisation und Nachbereitung sowie entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
* Zahlungs- und Rechnungsdaten: entsprechend handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
* Trackingdaten: für die Dauer des Events und eine angemessene Nachbereitungs- und Dokumentationsfrist
* WhatsApp-Kommunikation: solange für Anfrage, Eventorganisation oder Nachweiszwecke erforderlich
* Foto-/Videoaufnahmen: solange ein berechtigtes Dokumentations- oder Kommunikationsinteresse besteht oder bis zum Widerruf einer Einwilligung, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
17. Deine Rechte
Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
* Recht auf Auskunft
* Recht auf Berichtigung
* Recht auf Löschung
* Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
* Recht auf Datenübertragbarkeit
* Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
* Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
* Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Für Unternehmen mit Sitz in Bayern ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
18. Widerruf und Widerspruch
Wenn wir Daten auf Grundlage deiner Einwilligung verarbeiten, kannst du diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Wenn wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben.
Bitte richte Widerrufe, Widersprüche und Datenschutzanfragen an:
19. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, eingesetzte Dienste, Eventabläufe oder rechtliche Anforderungen ändern.
Stand: Juli 2026